Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en definities

Verwerker: Score Media B.V., handelend onder de naam LocatieAPI, gevestigd te Enschede, KvK 69561894.
Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke of rechtspersoon die een account bij LocatieAPI heeft en de dienst gebruikt (hierna: "de klant").

De begrippen persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, datalek, subverwerker en toezichthoudende autoriteit hebben de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) eraan geeft.

2. Onderwerp en duur

Deze overeenkomst geldt voor alle persoonsgegevens die wij namens de klant verwerken bij het leveren van de dienst. Zij loopt zolang de klant een account heeft en eindigt van rechtswege bij beëindiging daarvan, met uitzondering van bepalingen die naar hun aard blijven gelden, waaronder geheimhouding.

3. Aard en doel van de verwerking

Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: het beantwoorden van adresvragen, het bijhouden van het verbruik voor facturatie, het beveiligen van de dienst en het beantwoorden van supportvragen.

Wij verwerken de gegevens niet voor eigen doeleinden. Wij verrijken ze niet, koppelen ze niet aan andere bronnen, gebruiken ze niet voor profilering, trainen er geen modellen mee en verkopen ze niet.

4. Soorten gegevens en categorieën betrokkenen

Categorie betrokkenen	Soort gegevens
Klanten en relaties van de klant van wie een adres wordt opgezocht	Postcode, huisnummer, huisletter, toevoeging, straat, plaats, gemeente, provincie en coördinaten. Bij een reverse-aanroep bovendien de meegegeven coördinaten.
Medewerkers van de klant die de dienst gebruiken	Het IP-adres van de aanroepende server en het identificatienummer van de gebruikte API-sleutel.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG en geen strafrechtelijke gegevens. De klant zorgt ervoor dat hij die ook niet aan ons aanbiedt, bijvoorbeeld door ze in een vrij tekstveld mee te sturen.

De onderliggende adressenset zelf is afkomstig uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en bevat geen namen of bewonersgegevens. Wij verwerken die set als eigen data, niet namens de klant.

5. Instructies

Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de klant. Het gebruik van de dienst zoals beschreven in de documentatie geldt als zo'n instructie. Menen wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan melden wij dat direct.

Zijn wij op grond van Unierecht of Nederlands recht verplicht tot een verwerking die buiten de instructie valt, dan melden wij dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.

6. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot de persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht, hetzij op grond van de arbeidsovereenkomst, hetzij op grond van een aparte geheimhoudingsverklaring. Toegang wordt alleen verleend voor zover die nodig is voor het werk.

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• al het verkeer loopt over TLS; een verzoek over http wordt doorgestuurd naar https, en met HSTS weigert de browser na het eerste bezoek zelf nog een onversleutelde verbinding;
• authenticatie per API-sleutel, met de mogelijkheid om per sleutel toegestane IP-adressen of origins in te stellen en een sleutel per direct in te trekken;
• rollen en rechten in de applicatie, zodat een account alleen bij de gegevens kan die bij zijn rol horen;
• een activiteitenlogboek: handelingen van gebruikers in de applicatie worden vastgelegd;
• elke nacht een back-up van de database, versleuteld met AES-256; de sleutel staat alleen in de omgeving van de server, niet in de broncode;
• die back-up wordt elke nacht opgehaald door een tweede machine op een andere locatie, daar teruggezet in een wegwerpdatabase en op inhoud gecontroleerd; mislukt die controle, dan volgt een melding. Het terugzetten wordt zo elke nacht getest;
• gescheiden omgevingen voor ontwikkeling, test en productie: ontwikkeling en test draaien op een eigen database en bevatten geen klantgegevens;
• een korte bewaartermijn voor verzoeklogs, zodat de hoeveelheid herleidbare gegevens beperkt blijft.

8. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. Op dit moment zijn dat:

Subverwerker	Dienst	Locatie
Hostingpartij van onze servers	Draaien van applicatie en database	Nederland
Mollie B.V.	Betalingen en abonnementen	Nederland
SMTP2GO	Verzenden van transactionele e-mail	Europese Unie

Met elke subverwerker sluiten wij een overeenkomst met minimaal dezelfde verplichtingen als hier beschreven. Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan melden wij dat minimaal dertig dagen vooraf per e-mail. Maakt de klant binnen die termijn gemotiveerd bezwaar en komen partijen er niet uit, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

9. Doorgifte buiten de EER

Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Wij geven geen persoonsgegevens door aan landen buiten de EER. Zou dat in de toekomst nodig zijn, dan gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en melden wij dat vooraf.

10. Datalekken

Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen achtenveertig uur na ontdekking aan de klant, per e-mail op het adres van het account. Die melding bevat, voor zover bekend:

• de aard van de inbreuk en de betrokken categorieën gegevens en betrokkenen;
• het vermoedelijke aantal betrokkenen en records;
• de waarschijnlijke gevolgen;
• de maatregelen die wij hebben genomen of voorstellen om de gevolgen te beperken;
• de contactgegevens voor meer informatie.

Melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de klant. Wij verlenen daarbij alle redelijke medewerking en informatie.

11. Rechten van betrokkenen

Ontvangen wij rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan handelen wij dat niet zelf af maar verwijzen wij die persoon naar de klant, en stellen wij de klant daarvan op de hoogte.

Wij verlenen de klant redelijke medewerking bij het beantwoorden van verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Vergt dat meer dan een geringe inspanning, dan mogen wij daarvoor onze gebruikelijke uurtarieven in rekening brengen, na voorafgaande opgave.

12. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Ruwe API-verzoeklogs, inclusief opgevraagde postcode en huisnummer	90 dagen
Geaggregeerd verbruik per dag en per sleutel	Zolang het account bestaat, niet meer herleidbaar tot een aanroep
Accountgegevens	Duur van het account plus 30 dagen
Facturen en administratie	7 jaar, wettelijke bewaarplicht
Back-ups	Veertien kopieën op de server, dertig op de tweede machine. De kopie van de eerste van elke maand blijft twaalf maanden bewaard

Wij bewaren de opgevraagde adressen niet als klantendossier: er ontstaat bij ons geen kopie van jouw klantenbestand. Wat er in de logs staat is per aanroep één regel, en die verdwijnt na negentig dagen.

In de back-up zit het deel dat niet opnieuw te maken is: accounts, API-sleutels, abonnementen, facturen en verbruiksgegevens. De adresdata zit er bewust niet in. Die halen wij elke maand opnieuw uit de bron en zij zou de back-up honderden malen groter maken. Het schema van alle tabellen gaat wel mee, zodat een herstel een werkende database oplevert.

13. Teruggave en verwijdering

Bij het einde van de overeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens die wij namens de klant verwerken binnen dertig dagen, of geven wij ze op verzoek eerst terug in een gangbaar bestandsformaat. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, blijven staan tot het einde van die termijn. Back-ups worden niet handmatig doorzocht. De nachtelijke kopieën op de server verdwijnen na veertien dagen, die op de tweede machine na dertig dagen. De kopie van de eerste van elke maand blijft twaalf maanden bewaard.

14. Audit

De klant mag eens per twaalf maanden een audit laten uitvoeren op de naleving van deze overeenkomst, door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is gehouden. De klant meldt dat minimaal dertig dagen vooraf. Een audit verstoort de dienstverlening en de vertrouwelijkheid van andere klanten niet. De kosten zijn voor de klant, tenzij uit de audit een wezenlijke tekortkoming van ons blijkt.

In plaats van een eigen audit kan de klant genoegen nemen met een recente rapportage van een onafhankelijke deskundige die wij hebben laten opstellen, voor zover die de betreffende vragen beantwoordt.

15. Aansprakelijkheid

Op de aansprakelijkheid uit deze overeenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit onze algemene voorwaarden van toepassing, met dien verstande dat artikel 82 AVG onverkort geldt en dat een beperking van aansprakelijkheid nooit verder gaat dan de wet toestaat.

16. Slotbepalingen

Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Heb je een eigen model of aanvullende eisen, bijvoorbeeld vanuit je sector, mail dan naar privacy@locatieapi.nl. Bij een Enterprise-afspraak leggen wij graag een verwerkersovereenkomst op maat vast.